Делопроизводитель: кто это такой и чем занимается?

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

• Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
• Надлежащее оформление документов;
• Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
• Ведение архива.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

• В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
• Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
• Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
• Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
• Уметь следить за порядком исполнения документации;
• Понимать, как производится отправка исходящих документов;
• Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
• Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
• Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
2. Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
3. Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

• Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
• Подавать документы в отдел образования;
• Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
• Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
• Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
• Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

• Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
• Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
• Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России - МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.

Видео о деятельности людей этой профессии

В этом видео специалист по подбору персонала Артем Денисов расскажет, в чем заключаются обязанности делопроизводителя с сфере ПК: